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Planen Sie ein IT-Projekt, braucht es gute Vorbereitung. Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein ERP-System einführen. Die Software auszuwählen ist die erste große Herausforderung. Mit einem Lastenheft erstellen Sie einen Katalog mit all Ihren Anforderungen und können so besser wählen, welche Software zu Ihnen passt. Aber warum jetzt ein Lastenheft? Theoretisch können Sie doch einfach nur eine Pro- und Contra-Liste erstellen? Ganz so einfach ist es nicht, denn ein Lastenheft ist deutlich umfangreicher als eine simple Liste. Wir verraten Ihnen, wie Sie online Unterstützung für die Erstellung bekommen.
Der richtige Aufbau des Lastenhefts sorgt für Arbeitserleichterung
Gehen wir nun also der Frage auf den Grund, warum es ein ERP Lastenheft braucht, wenn es doch einfach Schmierzettel für die Planung gibt. Es geht nicht nur darum, einfach alle nötigen Anforderungen aufzureihen und dann abzuhaken. Ein richtiges Lastenheft hat eine Struktur, die auf verschiedene Aspekte eingeht:
- Produkt- und Servicevorstellung
- Beschreibung des Unternehmens
- Alleinstellungsmerkmale und Marktumfeld
- Aktuelle Nutzerzahlen und Status Quo in der IT-Welt
- Strategisch vorhandene Ziele
- Anforderungsbeschreibung anhand der Prozesse
- Erstellung eines Terminplans
- Mögliche Kontaktpersonen
Ob Ihr Lastenheft gut oder schlecht ist, hängt von der Lesbarkeit ab. Ein gutes ERP-Lastenheft beschreibt all Ihre Anforderungen so, dass sie vom ERP-Anbieter verstanden werden, aber auch Ihre internen Abteilungen damit klar kommen. Fehlen Details, fehlen am Ende Funktionen. Gehen Sie zu detailliert vor, kommt der ERP-Anbieter nicht mehr mit.
Digitale Hilfe bei der Lastenheft-Erstellung
Vergessen Sie Schmierzettel, Ihr ERP-Lastenheft erstellen Sie online. Dabei sind Vorlagen hilfreich, die eine gute Struktur, Prozessorientierung und Lösungsneutralität bieten. Wenn Sie online nach Vorlagen googeln und laden ein paar davon herunter, werden Sie auf massive Unterschiede stoßen. Die simple Excel-Tabelle konkurriert mit einem Fragenkatalog, der jegliche Eventualitäten abdeckt. Sparen Sie sich die überkomplizierte Variante und nutzen Sie einen Detailgrad, der zu Ihren Bedürfnissen passt.
Das Excel-Format ist für die Lastenheft-Vorlage die beste Variante. Selbst wenn Sie kein Profi in Sachen Excel sind, können Sie damit Ihre Angaben besonders einfach strukturieren.
Weiter mit dem Lastenheft: So finden Sie das passende ERP-System
Ist Ihr Lastenheft fertig erstellt, versenden Sie es an mögliche ERP-Anbieter. Sie werden nun Antworten erhalten und haben dann die Möglichkeit, Leistungen und verschiedene Systeme einander gegenüber zu stellen. Jetzt haben Sie die Chance, eine Vorauswahl zu treffen. Während die Liste Ihrer Adressaten als Long-List gilt, erstellen Sie sich jetzt die Short-List. Nur jene Anbieter, die Ihnen gefallen, laden Sie im nächsten Schritt zu einem Workshop im Unternehmen ein.
Jetzt können Sie Ihre Anforderungsliste mit den möglichen Angeboten vergleichen und herausfinden, welcher Anbieter Ihre Bedürfnisse erfüllt. Als nächstes wird dann ein Pflichtenheft durch den Anbieter erstellt. Hier macht er Ihnen schriftlich klar, welche technischen Lösungen es gibt und wie Ihre Anforderungen erfüllt werden können. Das Pflichtenheft ist, wie der Name schon sagt, eine Pflicht. Es ist die Basis für die später zu erbringenden Leistungen und Verpflichtungen, die das Unternehmen Ihnen gegenüber hat.
Tipp: In immer mehr Bereichen kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz. Nutzen Sie intelligente Chatbots, die Ihnen beim Vergleich von Angeboten helfen können. Oft sehen vier Augen mehr als zwei und auch wenn die KI selbst keine „Augen“ hat, kann sie interessante Anreize bieten.
Wie Sie sehen, ist ein Lastenheft kein nerviger Kleinkram, sondern eine wichtige Unterstützung bei der Suche nach einem ERP-System. Indem Sie auf interaktive Vorlagen setzen, wird die Erstellung sehr viel einfacher.
